Des processus qui fonctionnent : Comment l'efficacité et l'acceptation vont de pair

25/02/2025 | Jean-René Thies

Les processus sont la colonne vertébrale de toute entreprise – sans eux, rien ne va plus. Mais s'ils ne sont pas bien pensés, ils peuvent rapidement devenir un piège, car ce qui devrait aider à créer une structure judicieuse devient une source d'irritation.

Pourtant, le problème ne réside souvent pas dans les processus eux-mêmes, mais dans le manque d'acceptation de la part des personnes qui les appliquent au quotidien. Car on n'aime pas faire ce que l'on doit faire sans conviction – et ce que l'on n'aime pas faire, on le fait en général à moitié et mal.

Tout l'art consiste donc à concevoir des processus de telle sorte qu'ils ne fonctionnent pas seulement sans heurts, mais qu'ils soient également acceptés. Mais comment y parvenir ?

Diversité ou uniformité ?

Les processus ne doivent être ni trop complexes ni trop simples. Un processus pour chaque petite chose ? C'est trop demander ! Mais tout regrouper dans un seul processus ? Tout aussi problématique. Il faut trouver le juste milieu : Des processus clairement structurés, faciles à comprendre et surtout gérables. Parfois, moins est effectivement plus – mais pas toujours.

Prenez le temps de définir précisément les processus dont vous avez réellement besoin et de les structurer de manière judicieuse.

En parallèle ou en série ?

Vous êtes-vous déjà demandé si vos processus doivent toujours se dérouler de manière linéaire ? Souvent, les tâches peuvent être traitées en parallèle, ce qui permet de gagner du temps et donc d'atteindre l'objectif plus rapidement. Le défi consiste à y regarder de plus près : Où est-il judicieux d'effectuer les tâches en même temps ? Et où un ordre apporte-t-il effectivement plus de clarté et de sécurité ?

Examinez les différents processus et vérifiez quelles tâches doivent être effectuées et dans quel ordre – et lesquelles peuvent tout à fait être traitées en parallèle.

Fréquence de contrôle : l'actualité rencontre la performance

Un point souvent négligé est la fréquence des audits. Bien sûr, des données actualisées sont indispensables, mais des audits constants peuvent ralentir les systèmes. Trouvez le bon équilibre entre actualité et performance – votre flux de travail restera ainsi fiable et votre système performant.

Vérifiez combien d'audits sont vraiment utiles et réduisez-les au minimum.

L'acceptation commence par le sens

Les gens n'acceptent les processus que s'ils sont utiles. Personne n'aime les tâches inutiles ou les instructions peu claires. Dans ce cas, soyez clair et compréhensible. Montrez pourquoi certaines étapes sont nécessaires – et supprimez systématiquement ce qui n'apporte pas de réelle valeur ajoutée.

Impliquez les personnes concernées et expliquez-leur pourquoi les processus doivent se dérouler de cette manière. Vous constaterez peut-être ainsi que l'une ou l'autre tâche devrait effectivement être modifiée.

Des messages qui aident vraiment

Les messages sont à la fois une malédiction et une bénédiction : trop nombreux et personne ne les regarde, trop peu et des tâches importantes passent à la trappe. L'astuce consiste à informer de manière ciblée : Qui doit savoir quoi et quand ? Les tâches qui dépendent d'autres personnes doivent notamment être communiquées clairement afin d'éviter les retards inutiles.

Pour les notifications, la règle est la suivante : aussi peu que nécessaire, aussi clairement que possible et toujours uniquement aux personnes concernées.

Flexibilité grâce à des groupes d'utilisateurs plutôt qu'à des attributions individuelles

Les collaborateurs sont parfois en vacances, malades ou tout simplement occupés. Pour que les processus fonctionnent malgré tout, il est judicieux d'attribuer les tâches non pas à des personnes individuelles, mais à des groupes d'utilisateurs. Ainsi, le système reste flexible et personne ne doit craindre qu'un processus ne s'enlise parce que quelqu'un n'est pas disponible.

Définissez des groupes d'utilisateurs et déterminez des rôles au sein de ces groupes.

Si vous tenez compte de ces recommandations, vous pouvez rendre vos processus plus efficaces et augmenter considérablement leur acceptation par les utilisateurs. Une structure claire, une répartition judicieuse des tâches et une stratégie de notification bien pensée sont ici la clé du succès.

Les fabricants de logiciels ont reconnu l'importance d'établir des processus et de les représenter de manière claire. C'est pourquoi les solutions modernes pour la gestion de projets ou l'envoi de newsletters, par exemple, contiennent généralement une telle fonction. Chez crossbase, la gestion des processus aide les utilisateurs à créer des flux de travail autour des données de produits.