PIM et ERP : un team inséparable pour la communication produit

08/01/2025 | Auteur : Thomas Kern

Dans le cadre de projets, j'entends souvent dire que les données principales de l'ERP ne peuvent pas être utilisées à des fins marketing. Le style n'est pas adapté, les données ne sont pas correctement gérées ou les structures sont trop compliquées. Mais si l'on se penche plus précisément sur la question, on constate qu'il existe bel et bien une partie des données maîtresses pertinentes pour le PIM, qui s'avère très utile pour certaines tâches.

Données de base pertinentes pour le PIM à partir du système ERP

Il est évident que le numéro d'article doit être transféré depuis le système ERP. Et le système PIM devrait être suffisamment flexible pour s'adapter à la terminologie de l'entreprise : Dans SAP, on parle par exemple de numéro d'article, dans proALPHA de numéro de pièce. La désignation de l'article est alors déjà contestée. Dans les systèmes ERP, les champs de désignation sont limités à un certain nombre de caractères et il existe parfois plusieurs désignations (désignation1, désignation2, etc.). Finalement, on trouve toujours une solution, même si la désignation ne peut pas être utilisée pour le client ou doit être retravaillée. D'ailleurs, les désignations sont en partie neutres du point de vue linguistique, ce que le système PIM devrait maîtriser pour éviter des travaux de traduction inutiles.

Nous avons donc déjà deux champs importants qui servent à l'identification des articles dans l'entreprise et qui ne doivent certainement pas être dupliqués. Il s'agit maintenant de s'occuper des champs de données de base. Les données pertinentes pour le PIM sont par exemple l'EAN, le poids, le numéro de tarif douanier, le pays d'origine, le statut de l'article, l'unité de quantité de base, les dimensions d'emballage, la date d'expiration, l'article suivant. Ce sont des données très importantes pour la logistique, qui sont nécessaires dans les listes de prix, les catalogues, BMEcat, etc. D'après mon expérience, il est judicieux d'utiliser les champs du système PIM comme ceux du système ERP, en particulier les codes d'unité, cela simplifie les rapprochements et la compréhension. Et s'il vous plaît : ne transférez pas de champs vides.

Données techniques du système ERP

Les données techniques sont parfois également gérées dans le système ERP. Pour cela, on utilise typiquement une classification et on gère les données techniques de manière spécifique au produit. La même chose peut être faite dans le PIM, c'est d'ailleurs à cela que sert le PIM. Je ne veux pas entrer dans les avantages et les inconvénients de l'ERP par rapport au PIM. En effet, si le client a opté pour la classification dans le système ERP, il est impératif de transférer également ces données. Le volume de ces données peut être considérable. Plusieurs dizaines de milliers, centaines de milliers d'articles et plus, multipliés par le nombre de caractéristiques des produits : On arrive vite à plus d'un million de données. Et l'interface doit être suffisamment flexible pour que les nouvelles caractéristiques soient créées et mises à jour à l'identique dans le système PIM, même de manière implicite. Encore un point : d'après mon expérience, les données techniques du système ERP doivent être adaptées ("embellies") dans le marketing. Le système PIM peut y contribuer en proposant un mapping des valeurs, sous forme de texte mais aussi d'images, par exemple des icônes pour les valeurs d'homologation.

Données de conditionnement provenant du système ERP

Les données de conditionnement sont un problème en soi. Là, les choses se compliquent un peu. Certains emballages peuvent en effet être utilisés pour de nombreux articles, par exemple un sac, un carton, une palette ou un conteneur. Cet emballage particulier peut contenir un nombre différent d'articles, ce qui entraîne un poids différent (calculable) pour certains articles. Les emballages spécifiques contenant des articles ont souvent leur propre EAN. L'emballage lui-même possède à son tour des données d'emballage spécifiques telles que la largeur, la hauteur, la profondeur, le poids de l'emballage (tare) et le volume de l'emballage. Dans SAP, il faut encore effectuer des calculs avec un numérateur et un dénominateur. Il est également possible de déterminer quel est le plus petit emballage ou les niveaux d'emballage d'un article. Enfin et surtout, différents codes de conditionnement sont nécessaires pour différents usages. Je vous garantis que si vous maîtrisez le thème du conditionnement, votre travail quotidien sera beaucoup plus agréable :-)

Données spécifiques à l'organisation de vente et à l'usine à partir du système ERP

Il s'agit d'un sujet avancé, qui est en partie nécessaire pour communiquer correctement les données de base : Certaines données de base peuvent dépendre de l'organisation de vente ou de la division. Par exemple, le statut de l'article, le pays d'origine, le numéro de tarif douanier, la date d'expiration et bien sûr les prix.

Données de prix provenant du système ERP

Le système ERP est bien entendu le leader en ce qui concerne les données de prix, même si l'on discute parfois de l'opportunité d'importer directement certains prix, par exemple de pays qui ne sont pas rattachés au système ERP. Comme mentionné ci-dessus, les prix dépendent de la chaîne de distribution. Il faut alors définir quelles listes de prix sont pertinentes pour le PIM, entre autres les listes de prix spécifiques aux pays et les listes de prix des clients. Il faut tenir compte du fait qu'il y a des prix actuels et aussi des prix futurs, par exemple parce que des listes de prix pour l'année prochaine doivent déjà être établies dans le marketing. Outre le prix de liste brut, différentes autres données de prix jouent un rôle : validité, unité de prix, unité de quantité de prix.

Données du PIM pour le système ERP

Nous avons beaucoup parlé des données provenant du système ERP. Dès que le système PIM est vraiment opérationnel, des souhaits apparaissent également dans l'autre sens. Il s'agit par exemple de transférer une image du produit pour le prévisualiser ou des textes de vente dans les langues nécessaires, qui peuvent être facilement générés dans le PIM. Dans les étapes suivantes, des données d'étiquettes sont également demandées.

Connexion technique

Les données du système ERP sont transmises au format XML, soit directement sous forme de fichiers, soit via des interfaces API REST. Cette dernière méthode est souvent utilisée dans le cadre de solutions en nuage. Les données doivent parfois être importées de différents systèmes ERP nationaux. La plupart du temps, les données sont transférées intégralement chaque nuit, mais il est également possible d'effectuer une exportation delta ou même une interface synchrone par article. Typiquement, le processus de création d'articles est géré par l'ERP, parfois par le PIM - il faut en tout cas garantir ici une automatisation à 100 % !

Conclusion

Une connexion à l'ERP est fortement recommandée. Si cela n'est pas possible au début, parce qu'une conversion ERP est en cours ou que l'IT n'a pas le temps, veuillez alors définir les structures de manière à ce qu'elles soient conformes à l'ERP et qu'une connexion soit possible à tout moment. Il est vrai que ce ne sont pas des données qui font battre le cœur du marketing. Mais si l'on a toujours les nouveaux articles sous la main ou si l'on dispose à tout moment d'un champ comme le statut de l'article dans le système PIM, cela facilite grandement le travail.