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Changement de version des classifications

Quels sont les pièges à éviter ?

12/11/2024 | Auteur : Jean-René Thies

 

Les classifications de données de produits comme ETIM et ECLASS sont des outils essentiels dans de nombreux secteurs pour décrire et catégoriser les produits techniques de manière uniforme. Elles permettent d'échanger des informations produits standardisées entre les fabricants, les revendeurs, les distributeurs et les autres acteurs du marché. Mais le passage d'une version de la classification à la suivante comporte souvent des défis et des pièges qu'il ne faut pas sous-estimer.

Le contexte : le changement de version d'ETIM et d'ECLASS


ETIM et ECLASS sont des systèmes de classification des données produits qui sont régulièrement mis à jour pour tenir compte des nouveaux développements technologiques et des exigences du marché. Une nouvelle version peut par exemple contenir des groupes de produits supplémentaires, adapter des attributs (caractéristiques) existants ou supprimer des classes obsolètes.

De telles modifications sont nécessaires pour maintenir le flux de données efficace et à jour. Toutefois, elles affectent également l'attribution des produits et le mappage des caractéristiques, ce qui peut être problématique pour les fabricants et leurs partenaires.

Le défi : adapter les données de produits


À chaque nouvelle version d'une classification, les fabricants doivent adapter leurs données de produits. Cela concerne aussi bien l'affectation des produits aux classes correspondantes que le mapping des caractéristiques. Rendre ce processus fluide est souvent plus difficile qu'il n'y paraît à première vue.

Piège 1 : Déplacement ou suppression de classes et de caractéristiques

Dans les nouvelles versions d'ETIM ou d'ECLASS, il peut arriver que des classes existantes soient supprimées ou fusionnées. Des produits qui pouvaient jusqu'à présent être clairement attribués ne correspondent peut-être plus à une seule classe. Dans ce cas, les fabricants doivent souvent passer à plusieurs classes ou réviser les données détaillées des caractéristiques afin de garantir une affectation correcte.
La modification ou l'ajout de caractéristiques peut également poser problème. Des caractéristiques considérées comme importantes dans l'ancienne version peuvent être négligées dans la nouvelle version. Des produits qui étaient autrefois décrits avec précision n'ont soudain plus tous les attributs nécessaires pour être entièrement classés. Cela peut entraîner un surcroît de travail considérable lors de la révision des données.

Piège 2 : cohérence chez les destinataires des données

Un autre problème réside dans le fait que les destinataires des données, tels que les distributeurs ou les détaillants, ne sont pas tous prêts à passer à la dernière version de la classification. Il existe souvent différentes versions qui sont utilisées en parallèle. Les distributeurs pourraient insister sur une version particulière déjà intégrée dans leur infrastructure informatique. Pour les fabricants, cela signifie qu'ils doivent peut-être gérer leurs données dans plusieurs versions en parallèle.

Ce « chaos de versions» exige une grande flexibilité dans la gestion des données et un investissement en personnel et en temps qui ne doit pas être sous-estimé. Il peut arriver qu'un fabricant doive préparer des données de produits différentes pour différents partenaires, en fonction de la version de la classification qu'ils utilisent.

Pièges techniques et organisationnels


Il ne faut pas non plus sous-estimer les défis techniques et organisationnels posés par le changement de version.

Piège 3 : manque d'automatisation

Le processus d'adaptation des versions n'est souvent que partiellement automatisé. De nombreuses entreprises doivent vérifier et mettre en œuvre les modifications à la main, ce qui augmente le risque d'erreurs. C'est justement lorsque les caractéristiques du produit ne changent que légèrement que ces adaptations peuvent être négligées et que des informations erronées sont transmises dans la communication ultérieure. Une automatisation conséquente et l'utilisation d'outils qui soutiennent le processus de mappage peuvent y remédier.

Piège 4 : problèmes de communication

Un autre problème provient du manque de coordination entre les parties impliquées. Les fabricants, les revendeurs et les distributeurs n'utilisent pas toujours les mêmes classifications ou les interprètent différemment. Il faut ici améliorer la communication afin d'éviter les malentendus. Il peut être utile de proposer des formations aux partenaires ou de discuter des normes communes lors de réunions régulières afin de s'assurer que tous sont au même niveau.

Stratégies pour éviter les pièges


Pour que le passage à une nouvelle version d'ETIM ou d'ECLASS se déroule le mieux possible, les entreprises devraient envisager les stratégies suivantes :

Planification et suivi précoces

Il est important que les fabricants soient préparés suffisamment tôt aux versions à venir. De nombreux systèmes de classification proposent des versions bêta ou des données de test avant la version officielle. Celles-ci devraient être utilisées de manière intensive afin d'adapter les systèmes et processus internes. Un suivi continu des modifications est également nécessaire pour ne pas manquer les mises à jour critiques.

Automatisation et outils de cartographie

Un grand potentiel de réduction de la charge de travail réside dans l'automatisation. Des outils logiciels spécialisés peuvent faciliter le mappage des caractéristiques et des classes des produits et assurer la cohérence des données. Ces outils sont capables de reclasser automatiquement les produits ou de faire des suggestions sur la manière dont ils peuvent être affectés dans la nouvelle version.

Gestion des données multiples

Pour répondre à la problématique des différentes versions chez les destinataires des données, il est possible de mettre en place des stratégies de gestion des versions. Dans ce cas, les fabricants gèrent leurs données de produits en parallèle dans plusieurs versions et peuvent ainsi réagir de manière flexible aux exigences des différents partenaires. Cela suppose toutefois une gestion des données bien organisée et des processus clairs.

Une concertation régulière avec les partenaires

Une collaboration étroite et une concertation régulière avec les partenaires sont essentielles. Les distributeurs et les revendeurs doivent être informés à l'avance des changements à venir et, si nécessaire, être formés pour faciliter l'introduction de nouvelles versions. Cette coopération réduit non seulement les pertes dues aux frictions, mais renforce également les relations commerciales à long terme.

Conclusion

Le changement de version des classifications telles qu'ETIM ou ECLASS est inévitable, mais il s'accompagne également de risques et de défis. Les fabricants sont confrontés à la tâche d'adapter en permanence leurs données de produits et doivent en même temps tenir compte des besoins des destinataires des données. Une stratégie bien planifiée, comprenant une préparation précoce, une automatisation et une coordination étroite avec les partenaires commerciaux, peut aider à éviter les pièges et à gérer avec succès le changement de version.


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Jean-René Thies, consultant PIM/DAM

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