Sales Information Service im Einsatz bei Karl Storz

KARL STORZ möchte den Sales Information Service von crossbase nutzen, um allen Ländergesellschaften Zugriff auf die Produktinformationen im crossbase PIM-System zu ermöglichen. Diese benötigen die Daten vor allem für Deals (damit sind sowohl öffentliche Ausschreibungen als auch gewöhnliche Angebotsanfragen gemeint). Bei KARL STORZ wird dieses Nachschlagewerk „Deals Library“ genannt und befindet sich seit Anfang 2024 in der Einführungsphase.

Rosa Sanchez und Thomas Kern besuchten den Projektverantwortlichen bei KARL STORZ, Dominik Kohler, in Tuttlingen.

Rosa Sanchez
Herr Kohler, welche Ziele verfolgen Sie mit der Deals Library?

Dominik Kohler
Das übergeordnete Ziel ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei KARL STORZ, die an Deals arbeiten, dies effizienter und effektiver tun können. Effizienter, indem sie schneller an die richtigen Informationen kommen. Effektiver wollen wir werden im Sinne einer höheren Gewinnwahrscheinlichkeit.

Thomas Kern 
Lässt sich in etwa sagen, wie lange die Bearbeitung einer Ausschreibung bisher gedauert hat und wie viel Zeit durch die Nutzung der Deals Library eingespart werden könnte?

Dominik Kohler
Aus globaler Sicht können wir nicht sagen, wie lange wir im Durchschnitt an einer Ausschreibung arbeiten. Aber die Spannweite ist sehr groß, von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten. Fest steht, die Deals Library erhöht die Effizienz der Bearbeitung, indem relevante Informationen schneller gefunden werden.

Rosa Sanchez
Welche Daten teilen Sie dort denn? Bildmaterial und technische Informationen zu den Produkten? Werden diese jetzt verstärkt verwendet oder war das schon immer so?

Dominik Kohler
Es handelt sich um z. B. Broschüren und Bilder aber auch technische Produkteigenschaften. Die Dokumente standen bisher schon zur Verfügung, allerdings nicht zentral über einen Zugangspunkt.

Rosa Sanchez
Und diese Datenfülle muss natürlich bewältigt werden. Sie hatten also die Anforderungen, dachten an eine Bibliothek und dann kamen sie auf crossbase zu? Wie lief das genau ab?

Dominik Kohler
Wir sind auf crossbase zugegangen, weil wir bereits das crossbase PIM-System einsetzen. Wir haben ein internes Projekt aufgesetzt und dann crossbase kontaktiert. Der Grundstein war mit dem crossbase PIM-System bereits gelegt.

Eine der Grundanforderungen war eine einfache, schnelle und intuitive Bedienung. Ein Muss-Kriterium waren eine hohe Verfügbarkeit und der Punkt „Single Point of Truth.

Dominik Kohler
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Rosa Sanchez
Ich kann mir vorstellen, dass Sie im medizinischen Bereich spezielle Anforderungen haben. Oder war das gar nicht so viel anders als bei anderen Unternehmen?

Dominik Kohler
Nein, ich glaube nicht, dass es spezielle Anforderungen waren. Eine der Grundanforderungen war eine einfache, schnelle und intuitive Bedienung. Ein Muss-Kriterium waren eine hohe Verfügbarkeit und der Punkt „Single Point of Truth“.

Rosa Sanchez
Wie sind Sie bei der Umsetzung weiter vorgegangen?

Dominik Kohler
Mit dem eigentlichen Projekt haben wir im Februar 2023 begonnen. Da hatten wir den ersten Kontakt mit crossbase und dann ging es bereits an die Einrichtung eines Testsystems Ende Mai 2023. Das Projekt nahm dann ab September 2023 Fahrt auf. Ich empfand es grundsätzlich als sehr positiv, dass unsere Verbesserungsvorschläge und Kritikpunkte zum bestehenden Sales Information Service von crossbase gerne und offen angenommen wurden. Das Feedback war, dass genau diese Rückmeldung von Kundenseite wichtig ist, um die Anwendung weiter zu verbessern. Und unsere Vorschläge wurden schnell umgesetzt. 

Rosa Sanchez
Sie haben jetzt den Sales Information Service in Form der Deals Library im Einsatz. Von wem wird er denn genutzt?

Dominik Kohler
Wir befinden uns noch in der Phase des Soft Launch. Das heißt, ausschließlich ausgewählte Personen in verschiedenen Länderorganisationen haben aktuell Zugriff.

Man kann grundsätzlich sagen, dass jede Person, der wir die Deals Library vorstellen, einen Zugriff erhalten möchte.

Dominik Kohler
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Rosa Sanchez
Seit wann läuft die Einführungsphase und wie ist die bisherige Resonanz?

Dominik Kohler
Der Soft Launch läuft seit Januar 2024 und wir haben initial mit 70 Usern begonnen. Zwischenzeitlich sind wir bei etwa 240 Usern. Die Resonanz ist bisher sehr positiv. Man kann grundsätzlich sagen, dass jede Person, der wir die Deals Library vorstellen, einen Zugriff erhalten möchte.

Rosa Sanchez
Und wie ist das Feedback zu Handling und Usability?

Dominik Kohler
Das Handling funktioniert sehr gut. Die Deals Library steht in den entsprechenden Sprachen zur Verfügung und ist generell sehr intuitiv. Eine Optimierung besteht für Massenabfragen. Hier besteht der Bedarf, über mehrere Artikel hinweg ausgewählte Informationen (z. B. Broschüre und Hauptbild) einfach und schnell auswählen und downloaden zu können.

Rosa Sanchez
Diese Anforderungen werden wir gerne umsetzen. Wann findet der Rollout statt?

Dominik Kohler
Wir möchten zunächst die Inhalte der Deals Library noch weiter ergänzen und dann Schritt für Schritt weiter ausrollen.

Rosa Sanchez
Gibt es noch etwas, das Ihnen auf dem Herzen liegt?

Dominik Kohler
Das Thema KI zur gezielten Datensuche wird sicherlich immer wichtiger. Auch ein Chatbot für Anwender, der dabei hilft, Daten im System zu finden, wäre als Weiterentwicklung sehr hilfreich.

Rosa Sanchez
Es bleibt also weiter spannend, wir bleiben auf jeden Fall am Ball. Und Ihnen, Herr Kohler, danke ich herzlich für Ihre Zeit und das angenehme Gespräch!

Zur besseren Lesbarkeit wurde das Interview redaktionell überarbeitet.